Introduktionen av Copilot till Microsoft 365 har revolutionerat hur vi hanterar och får ut det mesta av SharePoint Online. Oavsett om du är administratör, webbplatsägare eller avancerad användare har du förmodligen undrat hur du kan använda Copilot för att hantera, skydda och optimera din organisations innehåll mer intelligent och effektivt.
I den här detaljerade guiden hittar du allt du behöver veta för att hantera SharePoint Online med Copilot, och kombinerar det bästa från traditionell administration med kraften i artificiell intelligens. Vi kommer att gå igenom allt från att kontrollera innehållsspridning, tilldela ägare, rensa webbplatser, konfigurera agenter och skydda mot överdelning, till mer avancerade Copilot-knep som hjälper dig att förbättra produktivitet och samarbete i din organisation, för att inte tala om tips om integritet och säkerhet.
Varför Copilot ändrar SharePoint Online-administrationen
Att integrera Copilot i SharePoint Online innebär att arbeta hand i hand med Microsoft 365:s artificiella intelligens för att automatisera repetitiva uppgifter, optimera arbetsflöden och fatta välgrundade beslut baserat på organisationens data. Produktivitet och effektivitet tar ett språng framåt genom att kunna be Copilot att generera, sammanfatta eller integrera innehåll, men för att allt ska fungera som förväntat är det avgörande att SharePoint-administrationen är välplanerad från början.
Det är därför Nyckeln är att förbereda SharePoint ordentligt, etablera avancerade administrationspolicyer, granska behörigheter och säkerställa innehållets kvalitet och relevans., så att Copilot ”förstår” och endast får tillgång till korrekt information.
Grundpelarna för avancerad administration i SharePoint för Copilot
Stark SharePoint Online-administration är grunden för att Copilot ska kunna ge verkligt värde till ditt företag. Som Microsoft rekommenderar i sin officiella dokumentation finns det tre viktiga pelare som du bör hantera med särskild uppmärksamhet Innan du integrerar Copilot i dina arbetsflöden:
- Hantera innehållsexpansion: Det är viktigt att undvika dubbletter av filer, dokument och webbplatser, och att säkerställa att varje innehållsdel har ett syfte, en sammanhängande struktur och tydligt identifierade personer som ansvarar för den.
- Åtkomstkontroll och delning: Att begränsa vem som kan dela, ändra eller komma åt information är avgörande för att skydda känsliga data och förhindra oavsiktliga läckor. Copilot bör bara se det som varje användare har behörighet att se.
- Hantering av innehållslivscykel: Föråldrade dokument och webbplatser kan försämra upplevelsen och förorena Copilots resultat. Att hålla allt rent, aktuellt och relevant är viktigt.
Hur man optimerar innehållsexpansion i SharePoint
SharePoint kan växa exponentiellt om man inte sätter tydliga gränser och regler.Detta kan leda till dussintals dubbletter av webbplatser, filer som ingen vet vad de är till för och styrningsproblem. Det är här avancerad administration och Copilot samarbetar för att optimera upplevelsen:
- Etablerar processer för att skapa och granska innehåll: Ger riktlinjer för webbplatsägare att endast skapa det som är nödvändigt och att regelbundet granska de dokument och sidor de hanterar.
- Undvik dubbelarbete: Använd SharePoint-granskningsverktyg och -rapporter för att upptäcka dubbletter av innehåll och vidta åtgärder för att slå samman eller ta bort onödigt innehåll.
- Erbjuder utbildning och stöd: Copilot kan hjälpa till att svara på vanliga frågor och vägleda användare genom effektivt innehållsskapande, men se till att alla känner till organisationens allmänna regler.
Kontrollera behörigheter och informationsdelning
En av de största riskerna när Copilot går med i en organisation är att den kan komma åt eller sprida information som den inte borde ha tillgång till. Som standard tar Copilot behörighet från varje användare, men om någon har överdelat något kommer AI:n att se det också.Du måste agera utifrån:
Globala och webbplatsspecifika delningsinställningar
- Granska standardinställningar för delning: Begränsa global delning till länkar för specifika personer istället för att aktivera "alla utom externa användare".
- Dölj breda behörigheter: Om möjligt, inaktivera alternativ som "Alla" så att ingen slutanvändare av misstag delar för mycket.
- Be webbplatsägare att hantera åtkomstförfrågningar: På så sätt säkerställer du att det alltid finns någon som ansvarar för varje del av innehållet som delas.
Verktyg för att identifiera och åtgärda överdriven delning
Microsoft rekommenderar användningen av avancerade rapporter i SharePoint för att identifiera webbplatser där innehåll delas i överflöd, vilket kan äventyra säkerhet och styrning. Det finns två huvudtyper av rapporter:
- Aktivitetsbaserade rapporter: De analyserar de vanligaste behörighetstyperna på webbplatsen (t.ex. "Alla utom externa användare", "Alla med länken" etc.) och hjälper till att upptäcka kritiska punkter.
- Baslinjerapporter: De utvärderar antalet användare med åtkomst jämfört med ett definierat tröskelvärde för att identifiera webbplatser som exponeras över det rekommenderade tröskelvärdet. De kan genereras med PowerShell med SharePoint Online-modulen.
Automatisk felsökning och rensning av webbplatser och innehåll
Ansamlingen av inaktiva webbplatser eller föråldrat innehåll komplicerar inte bara administrationen, utan kan också negativt påverka de svar som Copilot tillhandahåller.Om det finns gamla dokument eller webbplatser som ingen har tillgång till kan Copilot tillhandahålla irrelevanta uppgifter eller överskrida sekretessgränserna. För att göra detta:
- Kör direktiv för inaktiva webbplatser: Du kan ställa in regler som automatiskt identifierar webbplatser som inte har sett någon aktivitet under en viss tidsperiod. Webbplatsägare får aviseringar och kan ange om de fortfarande behövs.
- Filtrera och rapportera på mindre än fem minuter: Med SharePoint kan du snabbt generera en rapport om webbplatser som inte fungerar, och du kan också be Copilot att hjälpa dig tolka informationen och föreslå åtgärder.
- Fastställer faser för eliminering: Om webbplatserna inte längre behövs, gör dem skrivskyddade och förbered dem för arkivering i Microsoft 365, som kan arkiveras i 3, 6, 9 eller 12 månader beroende på dina inställningar.
Tilldelning och validering av webbplatsägare
Det är viktigt att ha minst två giltiga ägare per webbplats. för kontinuitet i administration och hantering. Ägare ansvarar för att granska åtkomst till innehåll, rensa upp inaktiva webbplatser och svara på säkerhetsgranskningar. Microsoft förser dig med:
- Direktiv för platsfastigheter: Du kan köra en policy i simuleringsläge för att hitta webbplatser utan tillräckligt många ägare och sedan utlösa aviseringar som uppmanar användare att ta över ägarskapet.
- Periodisk uppdatering: Ställ in påminnelser för att kontrollera ägarnas giltighet, särskilt på affärskritiska platser.
Åtkomstkontroll via Copilot
När Copilot svarar på en fråga gör den det baserat på Microsoft-grafen och varje användares behörigheter. Men Om du inte kontrollerar vem som kan se varje dokument kan du få överraskningar.För att övervaka och förbättra detta, använd:
Recensioner av webbplatsåtkomst
- Webbplatsägare granskar listan över användare och behörigheter: De kan avgöra om åtkomsten är acceptabel eller behöver begränsas. Om de upptäcker överdriven åtkomst kan de korrigera det från granskningspanelen.
- Avancerade administrationspaneler: De låter dig se de mest sårbara webbplatserna med en snabb blick och vidta snabba åtgärder innan Copilot tar hänsyn till dem.
Specifika policyer för Copilot
- Begränsad åtkomstkontroll (RAC): Begränsa åtkomsten till specifika grupper så att bara de kan visa eller komma åt innehåll med Copilot.
- Begränsat innehåll (detektering): Tillåter webbplatsen att fortsätta fungera som den ska, men förhindrar att dess innehåll visas i Copilot-resultat eller organisationssökning.
Proaktiv hantering av kritiska platser
Det finns platser som till sin natur kräver maximalt skydd och kontroll. För dessa fall rekommenderar Microsoft mer restriktiva åtgärder.:
- Tillämpa RAC från början av webbplatsens livscykel.
- Använd begränsad innehållsidentifiering för att lämna behörigheterna desamma, men skydda exponeringen för Copilot.
- Överväg att blockera nedladdningar eller begränsa åtkomsten till mycket känsliga dokument, inklusive Teams-inspelningar.
- Använd kryptering med extraktionsrättigheter för kritiska dokument.
Hantera agenter i SharePoint med Copilot
Inom SharePoint, Copilot fungerar även med ett agentsystem som kan skapas, redigeras och delas av webbplatsmedlemmar. De är små, automatiserade verktyg eller anpassade guider som förbättrar webbplatsadministrationen:
Agenthantering och godkännande
- Alla medlemmar kan skapa agenter: Användare med lämpliga behörigheter kan skapa sina egna agenter och dela dem.
- Webbplatsägare godkänner ombud: Endast godkända agenter visas för alla användare, vilket säkerställer kontroll och kvalitet.
- Tilldelning av standardagent: Du kan välja vilken agent som laddas som standard för varje webbplats, vilket gör det enklare att komma åt vanliga funktioner.
Borttagning och hantering av agenter
- Agenter kan raderas precis som vilken annan fil som helst, genom att öppna .agent-filen och använda snabbmenyn.
- För mer information om agenter finns specifik dokumentation med vanliga frågor och länkar till officiella resurser.
Krav och steg för att aktivera Copilot i Microsoft 365
Innan du kan använda Copilot på SharePoint Online-webbplatser är det viktigt att du ser till att din organisation uppfyller licens- och konfigurationskraven:
- Giltig andrepilotlicens: Endast användare med en Microsoft 365 Copilot-prenumeration kan komma åt Copilot i apparna. Det är viktigt att ha rätt konto kopplat till det.
- För företag behöver du en prenumeration som Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 eller F3 med Copilot aktiverat.
- Korrekta sekretessinställningar: Det är viktigt att alternativen "Upplevelser som analyserar ditt innehåll" och "Alla anslutna upplevelser" är aktiverade i sekretessavsnittet i Microsoft 365-appar.
Vanliga frågor om Copilot i SharePoint Online
Copilots integration med SharePoint väcker många vanliga frågor, så det är värt att granska några viktiga punkter:
- Var visas Copilot? Om du har rätt licens och konfiguration finns Copilot tillgängligt på fliken Hem i Word, Excel, PowerPoint och Outlook, samt i själva SharePoint Online-gränssnittet.
- Vem kan skapa och använda agenter? Alla medlemmar med lämpliga behörigheter kan skapa agenter, men deras godkännande och publicering är beroende av webbplatsens ägare.
- Hur kontrolleras integritet och säkerhet? Copilot har bara åtkomst till det som varje användare kan se, men det är webbplatsadministratörens eller ägarens ansvar att ställa in behörigheter och policyer.
Kommande förbättringar: artificiell intelligens och semantisk matchning
Microsoft arbetar med nya AI-baserade verktyg, som semantisk matchning, för att göra det enklare att upptäcka webbplatser med liknande mönster eller problem. Detta gör att du kan analysera hela din miljö och, tack vare AI, hitta andra webbplatser som kan ha risker eller behov som liknar de du redan har identifierat., vilket ytterligare optimerar informationshantering och -skydd.
Att förstå och behärska alla dessa verktyg och bästa praxis gör att du kan få ut det mesta av Copilots integration med SharePoint Online. Avancerad hantering, i kombination med lämpliga kontroll- och rensningspolicyer, säkerställer en mycket säkrare, optimerad och produktivare upplevelse för alla användare., minimera risker och göra artificiell intelligens till en sann allierad i det dagliga arbetet. Dela informationen så får fler veta om det här verktyget..